Délégation

Présentation

Savoir déléguer est sans doute l’une des clés essentielles d’un management réussi. Pourtant, bien des managers ont du mal à déléguer – toujours pour d’excellentes raisons. Cette activité sert à prendre conscience de cette difficulté à déléguer, et ouvre des pistes de réflexion aux managers.

Déroulement général
Les participants sont répartis en groupes de 5 personnes, agissant de manière indépendante.
Les membres de chaque groupe reçoivent leur rôle d’une manière aléatoire : le manager, l’assistant manager et 3 employés.
Chaque participant a une tâche particulière à réaliser : il s’agit de préparer une liste d’idées en rapport avec différents aspects du management.
Le manager a la tâche la plus longue, et des activités supplémentaires de supervision. Les autres membres du groupe ont des tâches simples et brèves à réaliser.
Après l’activité, le débriefing permet d’analyser la conduite du manager.

Buts

Explorer les éléments liés à la délégation de tâches par les managers.

Participants

Indifférent
Les participants sont divisés en groupes de 5 personnes, s’il y a des personnes en trop, leur faire jouer le rôle d’observateur

Temps

15 minutes pour l’activité, 15 à 30 minutes de debriefing

Matériel

Pour chaque groupe de 5 : 5 feuilles d’instruction : 1 manager, 1 assistant manager, 3 employés.
Pour le manager : feuille de réalisation de tâches

Déroulé

Préparation

• Surligner le thème « Délégation » dans la feuille destinée au manager.
• Surligner l’un des 4 autres thèmes sur les autres feuilles (celles pour l’assistant manager et pour les employés), de manière à couvrir les 5 thèmes.

Deux points importants avant de commencer

• Même si le thème de cette activité est la délégation, vous devez la présenter comme une activité générale sur les pratiques managériales, sans mettre un accent particulier sur la délégation.
• Lors de l’activité, le manager a beaucoup plus à faire que tous les autres membres du groupe. Ne le faites pas remarquer. Laissez les participants penser que chacun a une même quantité de travail.

Organiser les groupes

• Répartir les participants en groupes de 5 personnes, et distribuer les Feuilles de réalisation de tâches à chacun. Le rôle de manager est ainsi déterminé d’une manière aléatoire.
• Demander aux managers et aux assistants managers de s’identifier.
• Distribuer un exemplaire de la Feuille de réalisation de tâches aux managers.

Présenter l’activité

• Présenter l’activité comme une « exploration des conduites managériales ».
• Expliquer rapidement le déroulé de l’activité, en présentant les 5 éléments du management :
  • donner du feed-back
  • motiver
  • bien gérer son temps
  • déléguer
  • coacher
• Si nécessaire, définir brièvement chacun de ces termes, sans donner une importance particulière à l’aspect « déléguer ».

Commencer l’activité

• Demander aux managers de noter l’heure, et faire commencer l’activité.
• Circuler entre les groupes en observant les participants en action, sans interférer avec ce qu’ils font.

Arrêter l’activité

• Lorsque les 5 minutes prévues dans les Feuilles d’instructions sont passées, arrêter l’activité.

Vérifier que les managers ont bien rempli la Feuille de réalisation de tâches.

Débriefing
Préciser le but réel de l’activité

• Relire à haute voix les différentes Feuilles d’instructions.
• Mettre en évidence que le manager n’avait pas le temps suffisant pour réaliser les tâches qui lui étaient imparties, alors que les autres membres du groupe avaient beaucoup de temps disponible.
• Expliquer que le thème de l’activité était en fait d’étudier l’incapacité des managers à déléguer.

Étudier les possibilités de déléguer

• Relire la Feuille d’instructions du manager, et demander aux participants d’identifier les différentes tâches que le manager aurait pu déléguer, par exemple :
  • la délégation à une personne de tâches logistiques (comme surveiller l’heure),
  • la délégation à chacun d’une partie de certaines tâches (comme remplir la Feuille de réalisation de tâches ),
  • et la contribution de tous à la tâche principale : élaborer une liste de 12 idées en rapport avec la délégation.
• Demander si l’un des managers a délégué l’une de ces activités. Féliciter ceux qui l’ont fait.

Étudier pourquoi des managers n’ont pas délégué

• Demander à chaque manager de lire la première partie de la liste qu’ils ont élaborée, en réponse à la question : « Pourquoi les managers n’arrivent-ils pas à déléguer d’une manière efficace ? »
• Discuter de quelle manière ces raisons se sont appliquées dans le déroulement de cette activité, c’est-à-dire pourquoi le manager désigné n’a pas délégué.
• Ajouter la liste d’idées suivantes, si elles n’ont pas été citées :
  • personne n’a dit au manager qu’il pouvait déléguer ;
  • cela prend beaucoup de temps d’expliquer à d’autres ce qu’il faut faire ;
  • les managers pensent qu’ils sont seuls à comprendre ce qu’il faut faire ;
  • les managers pensent être les seuls capables de faire ce qu’il y a à faire ;
  • les managers pensent que personne n’est capable de faire aussi bien qu’eux ;
  • les managers pensent que personne ne peut avoir le même degré d’exigence qu’eux ;
  • les managers ne font pas confiance aux autres ;
  • les managers n’ont pas le temps de former ni d’instruire les autres ;
  • les managers n’aiment pas passer leur temps à donner des ordres ;
  • les managers pensent qu’ils ne font pas leur travail s’ils délèguent ;
  • les managers ne savent pas comment déléguer ;
  • les managers pensent que les autres ont déjà trop à faire ;
  • les managers veulent tout contrôler.

Discuter pour approfondir

• Discuter pour savoir comment les managers peuvent réaliser un travail plus efficace en déléguant.
• Demander à chaque manager de lire la seconde partie de la liste qu’ils ont élaborée, en réponse à la question : « Comment pourraient-ils mieux déléguer ? »
• Demander aux participants s’ils ont d’autres suggestions.

Proposer une suite

• Mettre brièvement l’accent sur la nécessité d’appliquer sur leur lieu de travail ce qu’ils ont appris de cette activité.
• Expliquer en conclusion (et avec humour) que le formateur délègue volontiers à chacun d’entre eux cette action de réflexion et de planification.

Feuille d’instruction pour le manager
Vous avez 5 minutes pour réaliser et terminer la tâche dont vous êtes responsable.
Vous êtes chargé de deux choses :

• vous devez contrôler le travail des autres ;
• et vous devez remplir la Feuille de réalisation de tâches.

Vous avez également un travail particulier à réaliser.

1. Responsabilités de contrôle général

• Assurez-vous qu’il a bien été attribué à chacun d’entre vous (vous y compris) un thème différent concernant le management.
• Remplissez entièrement la Feuille de réalisation de tâches.
• Surveillez l’heure. Toutes les minutes, annoncez le temps qui reste.
• Arrêtez vos employés après exactement 5 minutes (vous ne voulez surtout pas violer la Convention collective)

2. Travail particulier à réaliser
Vous êtes chargé de réfléchir (comme chaque participant dans votre groupe de travail) sur l’un des 5 thèmes suivants reliés au management. Le sujet qui vous est attribué est surligné.

Feed-back

• Pourquoi les managers n’arrivent-ils pas à donner un feed-back utile à leurs employés ?
• Comment pourraient-ils donner un feed-back plus utile à leurs employés ?

Motivation

• Pourquoi les managers n’arrivent-ils pas à motiver leurs employés ?
• Comment pourraient-ils motiver leurs employés plus efficacement ?

Gestion du temps

• Pourquoi les managers n’arrivent-ils pas à gérer leur temps efficacement ?
• Comment pourraient-ils mieux gérer leur temps ?

Délégation

• Pourquoi les managers n’arrivent-ils pas à déléguer d’une manière efficace ?
• Comment pourraient-ils mieux déléguer ?

Coaching

• Pourquoi les managers n’arrivent-ils pas à coacher leurs employés ?
• Comment pourraient-ils devenir de meilleurs coachs pour leurs employés ?

Votre tâche consiste à présenter une liste de six réponses à chacune des deux questions posées à propos du thème qui vous a été attribué. Écrivez vos réponses sur une feuille.

Feuille d’instruction pour l’assistant manager
Vous avez 5 minutes pour réaliser la tâche qui vous est assignée.
Vous êtes chargé de réfléchir (comme chaque participant dans votre groupe de travail) sur l’un des 5 thèmes suivants reliés au management. Le sujet qui vous est attribué est surligné.

Feed-back

• Pourquoi les managers n’arrivent-ils pas à donner un feed-back utile à leurs employés ?
• Comment pourraient-ils donner un feed-back plus utile à leurs employés ?

Motivation

• Pourquoi les managers n’arrivent-ils pas à motiver leurs employés ?
• Comment pourraient-ils motiver leurs employés plus efficacement ?

Gestion du temps

• Pourquoi les managers n’arrivent-ils pas à gérer leur temps efficacement ?
• Comment pourraient-ils mieux gérer leur temps ?

Délégation

• Pourquoi les managers n’arrivent-ils pas à déléguer d’une manière efficace ?
• Comment pourraient-ils mieux déléguer ?

Coaching

• Pourquoi les managers n’arrivent-ils pas à coacher leurs employés ?
• Comment pourraient-ils devenir de meilleurs coachs pour leurs employés ?

Votre tâche consiste à donner une réponse à chacune des deux questions reliées à votre sujet. Écrivez vos réponses sur une feuille.
Si le manager vous demande de faire quelque chose d’autre, faites-le aussitôt (mais ne vous proposez pas de vous-même comme volontaire).

Feuille d’instruction pour l’employé
Vous avez 5 minutes pour réaliser la tâche qui vous est assignée.
Vous êtes chargé de réfléchir (comme chaque participant dans votre groupe de travail) sur l’un des 5 thèmes suivants reliés au management. Le sujet qui vous est attribué est surligné.

Feed-back

• Pourquoi les managers n’arrivent-ils pas à donner un feed-back utile à leurs employés ?
• Comment pourraient-ils donner un feed-back plus utile à leurs employés ?

Motivation

• Pourquoi les managers n’arrivent-ils pas à motiver leurs employés ?
• Comment pourraient-ils motiver leurs employés plus efficacement ?

Gestion du temps

• Pourquoi les managers n’arrivent-ils pas à gérer leur temps efficacement ?
• Comment pourraient-ils mieux gérer leur temps ?

Délégation

• Pourquoi les managers n’arrivent-ils pas à déléguer d’une manière efficace ?
• Comment pourraient-ils mieux déléguer ?

Coaching

• Pourquoi les managers n’arrivent-ils pas à coacher leurs employés ?
• Comment pourraient-ils devenir de meilleurs coachs pour leurs employés ?

Votre tâche consiste à donner une réponse à chacune des deux questions reliées à votre sujet. Écrivez vos réponses sur une feuille.
Si le manager vous demande de faire quelque chose d’autre, faites-le aussitôt (mais ne vous proposez pas de vous-même comme volontaire).