Gestion des réunions – cherchons ensemble

Préparer de cartes. Avant l’activité, préparer un certain nombre de cartes exprimant des causes possibles de réunions qui ne fonctionnent pas bien. Chaque carte doit contenir un énoncé d’une raison pouvant expliquer des réunions non productives ou non efficaces. Préparer au moins 2 cartes par participant. Si vous ne trouvez pas suffisamment de causes, vous pouvez en dupliquer.

Justine va animer un atelier pour des membres du personnel, afin de tenter d’améliorer les réunions inefficaces. Vingt participants se sont inscrits à l’atelier, y compris quelques membres de l’encadrement. La veille de l’atelier, Justine prépare une quarantaine de cartes exprimant des causes possibles de réunions dysfonctionnelles.

Démarrer. Lancer l’activité sur un tempo rapide. Quand les participants sont prêts, dire avec vos propres mots quelque chose comme : « Je voudrais commencer avec une activité qui va nous permettre de mieux nous connaître. Cela va également nous permettre de découvrir pourquoi un certain nombre de nos réunions sont des pertes de temps. »

Justine attire ainsi l’attention de chacun et fait sa présentation de lancement. Les participants semblent prêts à l’action.

Rédiger des cartes. Donner 4 cartes vierges à chaque participant. Demander à chacun d’écrire des raisons pouvant expliquer des réunions non productives ou non efficaces, une raison par carte bristol. Préciser que ces éléments ne reflètent pas forcément l’avis personnel du rédacteur, ils sont plutôt des opinions répandues. Donner quelques exemples au groupe.

L’atelier démarre à 8h30 et Sam arrive 5 minutes en retard. Il voit que les autres participants sont occupés à écrire. Justine lui donne 4 cartes bristol vierges et lui demande d’écrire quatre raisons probables des réunions non efficaces. Sam réfléchit un instant puis écrit :

• Les managers intimident les autres participants
• Les présentations sont trop longues, il y a très peu d’échanges
• Débordements émotionnels et crises de colère
• Trop de comédies et de poses

Ramasser et redistribuer les cartes. Au bout de 3 minutes, récupérer les cartes de tous les participants. Ajouter les cartes préparées avant l’atelier et les mélanger discrètement à celles des participants. Redistribuer trois cartes à chaque participant. Demander à chacun d’étudier les causes proposées et de les ranger de la plus fréquente à la moins fréquente, selon leur point de vue.

Justine récupère les cartes des participants et y ajoute discrètement les siennes. Elle mélange les cartes et en redonne trois à chaque participant. Sam étudie les trois cartes qu’il a en main et les range dans cet ordre :

1. Temps perdu sur des discussions annexes
2. Personne ne prépare son travail en amont
3. Groupe trop grand pour permettre un dialogue

Échanger des cartes. Disposer les cartes restantes sur une grande table dans un coin de la salle. Proposer aux participants d’échanger certaines des cartes qu’ils ont en main avec des cartes qui sont sur la table, en silence ; ils ne doivent pas se parler pendant cette phase de l’activité. A la fin de la période d’échanges, chaque participant doit toujours avoir une main de trois cartes, comportant ou non certaines des cartes distribuées précédemment.

Sam regarde les cartes qu’il a en main et en échange deux avec celles qui sont sur la table. Il prend :

• Trop de râleries et de plaintes
• Trop de socialisation

Sam est surpris de voir un autre participant prendre avec enthousiasme les cartes qu’il a rejetées.

Troquer des cartes. Proposer aux participants d’échanger entre eux des cartes pour que celles qu’ils ont en main reflètent au mieux leur opinion personnelle. Chaque participant doit échanger au moins une carte

Quand Justine annonce le début du troc, Sam erre dans la salle jusqu’à ce que Marc l’arrête. En comparant leurs cartes, Sam en voit une qui l’intéresse, où il est écrit « Manque de participation de quelques personnes ». Il négocie avec Marc jusqu’à ce que Marc accepte l’échange avec la carte qui parle de « socialisation ». Avant que Sam ait le temps de trouver une autre personne pour faire un troc, Justine annonce la fin de cette partie de l’activité.

Former des équipes et se mettre d’accord sur trois cartes. Demander aux participants de comparer entre eux leurs cartes et de former des équipes avec des personnes qui ont des cartes qui leur plaisent. Puis demander à chaque équipe de mettre en commun leurs cartes et de conserver les trois cartes qui font consensus au sein de l’équipe. Les autres cartes sont mises de côté.

Sam vadrouille dans la salle en regardant les cartes des autres. Il s’intéresse à Amélie qui a d’excellentes cartes, ils décident de former une équipe. Ils partent à la recherche d’autres personnes. En quelques minutes, ils recrutent deux autres participants dont Marc et Pierre. En étudiant l’ensemble de leurs cartes, ils conservent les trois cartes suivantes :

• Fin de réunion sans conclusion
• Démarrage tardif
• Pas de suivi

Préparer un poster. Demander à chaque équipe de préparer une poster qui reflète les idées des trois cartes conservées. Le poster ne doit contenir ni mots ni nombres. Donner 7 minutes aux équipes pour réaliser leur poster. Au bout des 7 minutes, demander à chaque équipe de lire ses trois cartes, de montrer son poster et d’en expliquer le symbolisme.

Après quelques discussions et débats, l’équipe décide que Sam devrait être le dessinateur et les autres membres lui donneront des idées. Le poster final montre un groupe de montres de Salvador Dali, un alignement de lampadaires qui s’étire au-delà de l’horizon et un graphique qui se termine abruptement. Pendant la présentation, Pierre lit les trois cartes et Amélie et Sam expliquent leur poster.

Donner des prix. Identifier l’équipe gagnante dans chaque catégorie :

• Cohérence entre les trois cartes de l’équipe
• Clarté du message du poster
• Justesse des illustrations du poster

Le poster de l’équipe de Sam reçoit le prix pour la justesse des illustrations.

Traduction : Marine